Slagerij van Strien: “Met Werktijden.nl hebben we altijd inzicht in planning en gewerkte uren”

“We wilden meer overzicht en professionaliteit”

“Wij bestaan inmiddels 33 jaar,” vertelt Thijs. “Samen met mijn ouders run ik de slagerij en inmiddels werken we hier met ongeveer 60 medewerkers. Daarvan hebben zo’n 25 medewerkers een 0-urencontract en 35 een vast contract.” Sinds een half jaar werkt Slagerij van Strien met Werktijden.nl. De belangrijkste reden? Meer overzicht en structuur binnen een groeiende organisatie. “Met zoveel medewerkers is een goede planning enorm belangrijk. We wilden dat iedereen altijd inzicht heeft in zijn rooster, vakantiedagen en gewerkte uren. Vroeger werkte je met losse schema’s of Excelbestanden, maar nu staat alles online en is het altijd up-to-date. Medewerkers kunnen thuis ook direct zien hoe ze ervoor staan.”

Van ouderwets idee naar groot voordeel

De Slagerij maakt gebruik van Werktijden.nl in combinatie met een prikklok, medewerkers klokken in en uit middels een sleutelhanger zodat de daadwerkelijke gewerkte uren worden verwerkt.  “In eerste instantie vond ik een prikklok eerlijk gezegd wat ouderwets klinken,” zegt Thijs lachend. “Maar uiteindelijk zijn we er juist heel positief over geworden.” Volgens hem zit de kracht vooral in de automatische registratie van afwijkingen tussen planning en werkelijkheid. “In onze branche loopt een dag vaak anders dan gepland. Soms stuur je iemand een half uur eerder naar huis omdat het werk klaar is, of iemand blijft juist langer tijdens drukte of cateringwerkzaamheden. Al die afwijkingen worden nu automatisch geregistreerd. Dat scheelt enorm veel handmatig werk.”

“Iedere minuut staat correct geregistreerd”

Wanneer medewerkers binnenkomen, klokken ze super eenvoudig in met hun sleutelhanger. Hierdoor worden de gewerkte uren automatisch goed verwerkt in Werktijden.nl. “Het mooie is dat iedereen precies wordt betaald voor de uren die daadwerkelijk gewerkt zijn. Dat zorgt ook voor duidelijkheid richting medewerkers. Het systeem is daarin heel transparant.” Mocht iemand vergeten in of uit te klokken, dan is dat snel zichtbaar. “Onze manager controleert dagelijks de administratie en ziet direct wanneer er iets ontbreekt. Daardoor kunnen we fouten snel herstellen.”

Minder discussie, meer duidelijkheid

Volgens Thijs zorgt het systeem niet alleen voor tijdswinst, maar ook voor meer rust binnen het team. “Je moet het vooral niet zien als controle. Dat was in het begin soms even wennen voor medewerkers, maar uiteindelijk werkt het juist positief. Iedereen ziet precies hoeveel uren er zijn gewerkt, hoeveel vakantie-uren er nog openstaan en wat er wordt uitbetaald. Dat voorkomt discussies.” Ook het verwerken van vakantiedagen verloopt volgens hem veel overzichtelijker dan vroeger. “Voorheen werkten we dat achteraf bij. Nu wordt alles direct verwerkt zodra een aanvraag wordt goedgekeurd. Daardoor heb je altijd een actueel overzicht.”

Grote tijdsbesparing in de planning

De grootste winst zit volgens Slagerij van Strien in de combinatie van planning en urenregistratie.“Vroeger werkte je met Excelbestanden, losse lijstjes en aparte registraties. Nu zit alles in één systeem. Dat scheelt ons echt veel tijd. Ik denk dat we ongeveer de helft minder tijd kwijt zijn aan urenregistratie en planning.” Ook richting salarisverwerking levert het voordelen op.“Aan het einde van de maand hebben we direct een compleet overzicht van alle gewerkte uren. Daardoor verloopt de verloning veel sneller en foutlozer.”

Goede basisplanning blijft essentieel

Hoewel het systeem veel automatiseert, blijft een goed basisrooster volgens Thijs essentieel. “De basisplanning moet gewoon goed staan. Zeker in drukke periodes of bij overwerk is dat belangrijk. Vanuit die basis registreert de prikklok vervolgens automatisch alle afwijkingen.”

Advies voor andere slagerijen

Voor slagerijen die nog twijfelen over een digitaal plannings- en kloksysteem heeft Thijs een duidelijke boodschap: “Je moet vooral durven investeren in professionalisering. Het lijkt misschien een grote stap als je jarenlang met papier of Excel hebt gewerkt, maar uiteindelijk levert het ontzettend veel overzicht, tijdswinst en duidelijkheid op.” Zijn conclusie is helder: “Wij zijn heel positief. Iedereen heeft inzicht in zijn uren, de planning is altijd actueel en de urenregistratie klopt gewoon. Dat geeft rust binnen het bedrijf.”