Hoe ga je om met verzuim en de AVG?

De invoering van de AVG leidt niet tot een aanscherping van de regelgeving met betrekking tot de verwerking van gezondheids-, dus persoonsgegevens door werkgevers. Wel is het met het oog op de actualiteit rondom privacy raadzaam om de manier waarop jij als werkgever persoonsgegevens van je werknemer verwerkt bij ziekte nog eens tegen het licht te houden, zodat je zeker weet dat de verwerking conform de wet is.

Niet verwerken

Het is daarbij van belang te realiseren dat in het kader van de AVG het begrip gezondheidsgegeven een breed begrip is, en feitelijk alle gegevens zijn die de lichamelijke of geestelijke gezondheid van de betreffende persoon aangaan. Zo is het gegeven dat iemand zich ziekmeldt al een gezondheidsgegeven, maar ook zaken omtrent fitheid, stressgevoeligheid, hoeveel een werknemer beweegt enzovoorts, zijn gezondheidsgegevens en mag je deze niet verwerken.

Wettelijke grondslag

Alleen wanneer een wettelijke grondslag voor verwerking in de zin van de AVG aanwezig is en aan de andere eisen voor het rechtmatig verwerken van persoonsgegevens is voldaan, en bovendien ook nog eens een beroep gedaan kan worden op een van de uitzonderingsgronden op het verbod om bijzondere categorieën persoonsgegevens (medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens) te mogen verwerken, mag je gezondheidsgegevens verwerken.

Dat is een hele lange zin, maar komt het er feitelijk op neer dat je alleen die gegevens mag verwerken die nodig zijn om aan een wettelijke plicht te kunnen voldoen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de wettelijke plicht om het loon door te betalen tijdens ziekte.

Als vanzelfsprekend mag je bij een ziekmelding door de werknemer, die ziekmelding an sich vastleggen. Daarbij mag je bovendien vragen naar; hoe lang de werknemer verwacht ziek te zijn, het telefoonnummer en (verpleeg)adres, de lopende werkafspraken en werkzaamheden, of de werknemer valt onder een ‘vangnetbepaling’, of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval en of de ziekte gevolg is van een (verkeers)ongeval in verband met de eventuele mogelijkheden van regres. Ook mag je bijhouden hoe vaak een werknemer ziek is.

Omdat bij verzuim meer partijen betrokken zijn dan jij en de werknemer, maar dus ook de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV en de verzuimverzekeraar zijn er diverse gegevensstromen, maar mag je niet alle gegevens die in die stromen voorkomen verwerken en dus vastleggen.

In het contact tussen jou en de bedrijfsarts mag je bijvoorbeeld verwerken:

• de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen)
• en eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die je voor de re-integratie moet treffen.

Je mag dus met uitzondering van voorgaande gegevens, in principe geen andere gegevens over de gezondheid van de werknemer vastleggen en/of doorgeven aan de bedrijfsarts/arbodienst. Dat is ook zo waar het gaat om gegevens die de werknemer vrijwillig heeft gegeven.

Omdat de bedrijfsarts een medisch beroepsgeheim heeft mag hij uiteraard geen gegevens verstrekken die zien op afspraken met artsen, bepaalde therapieën, de naam van de ziekte, specifieke klachten enzovoorts.

In de praktijk komt het er waarschijnlijk op neer dat er in het contact rond verzuim tussen jou en de werknemer weinig tot niets verandert. Daarbij is het, met het oog op de AVG en de bewustwording rondom verwerking van persoonsgegevens, wel van belang dat je dus niet alle gegevens die je krijgt van de werknemer (ook al is dit vrijwillig) vastlegt/verwerkt en streeft naar minimalisatie van verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens en dus alleen de gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn.

Arbodienst / bedrijfsarts

In het contact tussen jou en de arbodienst/bedrijfsarts, gaat mogelijk wel wat veranderen gezien de verantwoordelijkheid die ook de arbodienst draagt waar het gaat om een correcte verwerking van gezondheidsgegevens. Dit kan wellicht ervaren worden als een moeizaam of stroperig contact met de partij die jij hebt ingeschakeld voor hulp bij verzuim, maar weet dat dit vermoedelijk ingegeven is door verscherping van de regels omtrent het verwerken van persoonsgegevens.