Sturen op Cijfers
Pilot Sturen op Cijfers van start!
Eind juni 2011 heeft de aftrap plaatsgevonden van de pilot ‘Sturen op Cijfers’. Het project ‘Sturen op cijfers’ is gericht op de gehele detailhandel en ambachten en heeft tot doel een instrument te ontwikkelen voor ondernemers om periodiek een overzicht te krijgen van de prestatie van het totale bedrijf en de bedrijfsonderdelen om zo nodig te kunnen bijsturen. Het is een van de onderdelen van het programma Over De Digitale Drempel 2009 -o3d2009- van met name HBD en HBA. De slagersbranche is een van de voorbeeldbranches die in het project participeren.
Situatieschets en probleemstelling
Het is steeds belangrijker dat ondernemers niet alleen op basis van hun intuïtie en ervaring hun bedrijf runnen maar ook op basis van harde cijfers dan wel kengetallen. Cijfers vertellen alles over producten klanten personeel financiën afdelingen etc. en maken duidelijk waar in het bedrijf het geld wordt verdiend. Als het goed gaat, vertellen de cijfers hoe goed het gaat en waar in het bedrijf het beste wordt gescoord. Als het minder goed gaat, wijzen de cijfers objectief de zwakke plekken aan. Intuïtie en ervaring zijn ondersteunend en aanvullend, cijfers zijn leidend ingoede en in minder goede tijden.. Meten = Weten.
Voor wat betreft de stuurinformatie is de branche op dit moment veelal afhankelijk van commerciële partijen dan wel accountantskantoren, die op basis van verlies- en winstrekeningen dan wel bedrijfsmonitoren kengetallen leveren voor bedrijfsvergelijking. Uitgangspunten voor deze vergelijking vormen veelal het type bedrijf - de omzetcategorie- de periode en/of de begroting.
Verlies- en winstrekeningen worden veelal in een volgend boekjaar gegenereerd. De daarvan afgeleide kengetallen zijn dus per definitie ‘gedateerd’.
Buiten de verlies- en winstrekening en de bedrijfsmonitor is onvoldoende stuurinformatie beschikbaar. Belangrijkste oorzaken vormen (het ontbreken van) de benodigde vaardigheden bij ondernemers de beschikbare slagerijsoftware en de inrichting van de (financiële) administratie.
Projectdoelstelling
Doelstelling van het project is de realisatie van een instrument om bruikbare en vooral actuele stuurinformatie beschikbaar te krijgen, zowel voor de individuele slagerondernemer als de adviseur in de slagerijbranche. Dit instrument bestaat uit een internetapplicatie waarmee een bedrijf gegevens vastlegt en stuurinformatie krijgt, de minimaal benodigde hard- en software (onder meer computer met internetverbinding, weeg- en kassa-apparatuur) die de gegevens moet opleveren. De bedrijfsadviseur van de KNS helpt slagers om deze cijfers en informatie te vertalen naar acties op de werkvloer.
Sturen op Cijfers is SMART!
Verwachte projectresultaten
Deze resultaten worden beoogd met het project:
- Een internetapplicatie met geïmplementeerde gegevens/kengetallen van de slagerijbranche, getoetst op basis van pilots in samenwerking met bedrijven.
De functies omvatten minimaal:
- het vastleggen van het bedrijfsprofiel (met name de stuurfrequentie en de toestemming voor deelname aan bedrijfsvergelijking);
- Het vastleggen van de bedrijfseenheden die het bedrijf wil onderscheiden bij sturen op cijfers (mogelijke typen zijn bedrijf totaal, afdeling winkel, afdeling productie, afdeling bedrijven/partijgebonden catering; betreft onder meer de rubrieken met kengetallen en de kenmerken van de eenheid voor bedrijfsvergelijking);
- het periodiek invoeren van cijfers/doelstellingen;
- het genereren van bedrijfsvergelijkingen dan wel bedrijfsrapportages
(ook grafisch) met een exportfunctie naar Excel.
Een bedrijf kan eenvoudig beginnen met ‘Sturen op Cijfers’ en vervolgens het ‘speelveld’ uitbreiden.
- Ondersteuning door KNS-bedrijfsadviseur: helpdesk, begeleiding en advies.
- Plan van aanpak met betrekking tot de fase uitrol en onderhoud/beheer.
- Inzicht in mogelijke vervolgactiviteiten
- Samenwerking Productie Slagers op basis van inzicht in de prestaties van productieafdelingen.
- Verbeteren van de slagerijsoftware op basis van inzicht in mogelijkheden en verbeterpunten van deze software en de bereidheid van leveranciers om aanpassingen te realiseren, een en ander ter ondersteuning van ‘Sturen op Cijfers’.
- Koppeling met andere relevante (internet)applicaties. Deze kunnen in vervolgprojecten worden gerealiseerd.
Projectafbakening
Het project richt zich nadrukkelijk op de ontwikkeling van de internetapplicatie (op basis van het vastgesteld branchesjabloon), het implementeren van gegevens/kengetallen, getoetst op basis van pilots en een plan van aanpak met betrekking tot de uitrol en het beheer. De mogelijkheden en verbeterpunten in slagerijsoftware als ook de samenwerkingsmogelijkheden met betrekking tot de productie in de slagerij dienen in vervolgprojecten te worden gerealiseerd.
Huidige stand van zaken
Doelstelling is om te komen tot een realistisch plan van aanpak als het gaat om de uitrol en het onderhoud/beheer van ‘Sturen op Cijfers’. Dit plan van aanpak wordt medio september aan de Commissie Ondernemerszaken voorgelegd en vervolgens aan het KNS-bestuur. De verwachting is dat de uitrol in het eerste kwartaal 2012 plaatsvindt.
